Niet iedereen is zich bewust van de mogelijke gevaren van een draadloos netwerk.
Wifi-netwerken zijn vaak kwetsbaar voor inbraken en aanvallen van hackers.
Risico’s
Archief
Een map is makkelijk mee te nemen, te vergeten of te verliezen.
Geleende dossiers worden vaak niet compleet naar een archief teruggebracht.
Papier vergaat op den duur, ook in een opgeslagen archief.
Bij brand gaan mappen in rook op.
Risico’s
Papier op het bureau
Achtergelaten documenten op je bureau kunnen door iedereen worden gelezen of meegenomen.
Vanaf je bureau stop je zo een stapeltje papieren in je tas, waardoor ze makkelijk beschadigd of door elkaar gehaald kunnen worden.
Rondslingerende documenten worden al snel memoblokken voor to-do-lijstjes of telefoongesprekken.
Bij brand gaat alle papieren informatie in rook op.
Risico’s
Medewerker
Medewerkers zijn vaak niet ingelicht over de gevoeligheid van bepaalde documenten.
Medewerkers maken menselijke fouten. Openbare netwerken, onvergrendelde telefoons en onbeheerde laptops vormen samen een groot veiligheidsrisico.
Vaak zijn werknemers niet op de hoogte van bepaalde regelgeving zoals de Meldplicht datalekken en de Wet bescherming persoonsgegevens.
Risico’s
Laptop
Een laptop is door iedereen makkelijk mee te nemen en wordt door één op de drie werknemers geregeld onbeheerd achtergelaten.
Wachtwoorden van openbare wifi-netwerken zijn vaak makkelijk te achterhalen, waardoor het vrij makkelijk is om bij gevoelige informatie te komen.
Niet alle laptops worden automatisch vergrendeld met een persoonlijk wachtwoord.
Privé en werkdocumenten worden op een laptop door elkaar gebruikt.
Risico’s
Documenten versturen naar de repro
Documenten naar de repro sturen via onbeveiligde of gratis applicaties.
Persoonsgegevens kunnen bij het printen van persoonlijke overzichten verwisseld worden.
Medewerkers van de repro kunnen persoonsgegevens inzien tijdens het verwerken van documenten.
Medewerkers bij de repro hebben toegang tot documenten die een vertrouwelijk karakter kunnen hebben.
Risico’s
Prullenbak
Documenten kunnen eenvoudig uit je prullenbak worden gehaald.
Je weet niet wat er verder met de weggegooide informatie gebeurt.
Prullenbakken zijn in de meeste gevallen niet afgesloten.
Risico’s
Flipover
Iedereen kan op een flipover meekijken.
Na een bijeenkomst blijft waardevolle informatie vaak op de flipover staan.
Een flipover is makkelijk te fotograferen.
Risico’s
Printer
Geprinte documenten blijven onbeheerd op de printer liggen, als ze niet worden opgehaald.
Documenten die je niet print of kopieert blijven vaak achter op de harddisk van de printer. Deze informatie wordt bij een doorverkoop meestal niet gewist.
Een printer is voor iedereen toegankelijk, waardoor onbevoegden gemakkelijk documenten kunnen kopiëren.
Op het display van een printer kun je aan bestandsnamen al veel informatie aflezen. Denk bijvoorbeeld aan een printopdracht met de naam ‘ontslagbrief’.
Documenten die bij een printer in de wacht stonden, worden na het oplossen van een storing vaak toch nog geprint.
Risico’s
Telefoon
Een telefoon is makkelijk mee te nemen, te vergeten of te verliezen.
Via openbare wifi-netwerken kunnen mensen ook via een telefoon aan gevoelige documenten komen.
Een telefoon wordt vaak zowel zakelijk als privé gebruikt. Zakelijke informatie kan daardoor op de telefoon komen te staan.
Telefoons zijn lang niet altijd persoonlijk vergrendeld.
Risico’s
Netwerk
Opgeslagen data op een harddisk of in het geheugen van de MFP kan gemakkelijk bekeken worden wanneer het netwerk niet goed beveiligd is.
Risico’s
Video conferentie
Veel videoconferentiesoftware maakt gebruik van defecte streamingprotocollen die kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen.
Onbevoegde gebruikers kunnen gemakkelijk toegang krijgen tot het gesprek, als inbelnummers of URL's niet wijzigen tijdens videovergaderingen.
Opgenomen videoconferenties worden niet altijd versleuteld opgeslagen.
Informatie die tijdens videoconferenties op beeld verschijnt, kan eenvoudig gefotografeerd worden.
Risico’s
Interactive Whiteboard
Informatie op een interactief whiteboard kan onbeheerd achterblijven.
Informatie op een interactief whiteboard is zichtbaar voor iedereen die de ruimte binnenloopt.
Gegevens zijn op een interactief whiteboard gemakkelijk te fotograferen.
Risico’s
USB-stick
USB-sticks zijn makkelijk te verliezen en mee te nemen door anderen.
Privé- en werkbestanden raken op een USB-stick sneller door elkaar.
Door de beperkte opslagruimte van een USB-stick slaan we dossiers vaak verspreid op.
Vaak zit er geen wachtwoord ter beveiliging op een USB-stick.
Gegevens op een USB-stick zijn meestal niet met een encryptie versleuteld.
Oplossingen
Wifi
Overweeg een encrypted WPA-systeem voor wifi-netwerken.
Maak gebruik van wachtwoordbeveiliging bij het draadloos printen van documenten.
Scherm openbare netwerken goed af met sterke wachtwoorden.
Oplossingen
Archief
Digitaliseer je documenten, zodat deze makkelijker vindbaar zijn. Je hoeft geen tijd te verspillen aan het zoeken naar documenten en je bent nooit meer een document kwijt.
Digitaliseer je documenten, zodat deze altijd en overal via verschillende apparaten beschikbaar zijn. Je maakt minder kans op verlies van documenten bij brand of waterschade.
Oplossingen
Papier op het bureau
Print documenten met stempels als ‘Vertrouwelijk’, ‘Niet kopiëren’ en ‘Privacy’, zodat de lezer kan zien hoe ze het document dienen te gebruiken.
Print documenten met een beveiligingswatermerk, zodat bij het kopiëren het patroon van het watermerk zichtbaar wordt. Dit geeft aan dat het een illegale kopie is.
Print documenten met een beveiligingspatroon, zodat bij het kopiëren of scannen er een grijze box over de tekst komt. Zo wordt illegaal kopiëren of scannen voorkomen.
Oplossingen
Medewerker
Breng medewerkers op de hoogte van de risico’s door middel van interne awareness- trainingen en campagnes.
Oplossingen
Laptop
Laat je laptop nooit onbeheerd achter.
Gebruik sterke wachtwoorden.
Scan direct naar of print documenten uit vanaf een beveiligde omgeving in de cloud of het bedrijfsnetwerk, zodat documenten niet op een laptop komen te staan.
Oplossingen
Documenten versturen naar de repro
Geef medewerkers via een eenmalige inlog op een veilige manier toegang tot meerdere applicaties en resources binnen het netwerk met een Single Sign On (SSO) met Multi Factor Authentication (MFA).
Maak gebruik van een toegangsbeveiliging voor de repro en informatiebeveiliging via ISO/IEC 27001.
Print host-gegevens als transactiedocumenten, bankuittreksels en facturen veilig met een print protocol, zoals IPDS of page logging.
Controleer printopdrachten inhoudelijk met behulp van een geautomatiseerde blacklist van woorden.
Oplossingen
Prullenbak
Werk digitaal, zodat papieren documenten met waardevolle informatie niet in de prullenbak verdwijnen.
Oplossingen
Flipover
Informatie blijft met een interactief whiteboard niet onnodig ergens achter en is alleen zichtbaar voor genodigden. Informatie kan realtime gedeeld, bewerkt en geprint worden vanaf het whiteboard.
Oplossingen
Printer
Print beveiligd met een wachtwoord. Zo blijven er geen documenten onbeheerd op de printer achter.
Geef alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot de printer met een pasje of pincode. Ongeautoriseerd gebruik wordt zo voorkomen.
Overschrijf gegevens zoals gebruikersinstellingen en documentafbeeldingen met Data Cleaning Service, zodat onbevoegden deze achtergebleven gegevens op de harddisk van de printer niet kunnen lezen.
Oplossingen
Telefoon
Geef alleen geautoriseerde medewerkers toegang tot mappen, die op afstand via een (mobiel) device veilig te benaderen zijn. Zo hebben medewerkers altijd en overal met elk device toegang tot voor hen geautoriseerde zakelijke bestanden.
Print bestanden via je mobiele device beveiligd uit, op kantoor, thuis of op locatie.
Oplossingen
Netwerk
Sluit ongebruikte netwerkpoorten. Deze zijn vaak een target voor hackers. Ricoh device administrators kunnen deze poorten gemakkelijk dichtzetten, zodat ze onzichtbaar worden voor hackers.
Bescherm data die over het netwerk wordt verstuurd met netwerk encryptie.
Beveilig gegevens met HDD/SDD gegevensbeveiliging, zodat bijvoorbeeld de gebruikersinstellingen en machine informatie op de harde schijf worden versleuteld.
Oplossingen
Video conferentie
Zorg dat je bij een videoconferentie altijd gebruik maakt van een beveiligde verbinding en werkende encryptie.
Beveilig een online vergadering met een pincode. Dit voorkomt ongewenste bezoekers.
Gebruik data encryptie en een pincode om opnames van een videoconferentie veilig op te bergen.
Oplossingen
Interactive Whiteboard
Vergrendel een onbeheerd interactief whiteboard altijd met een pincode.
Laat automatisch alle informatie op een interactief whiteboard na gebruik wissen.
Verstuur of print alle informatie na gebruik van een interactief whiteboard met Streamline NX software.
Integreer een interactief whiteboard gemakkelijk in het bedrijfsnetwerk met een open controller, waardoor ook deze beschermd wordt door organisatiebrede beveiligingsoftware.
Oplossingen
USB-stick
Zet documenten vanaf de USB-stick over naar een voor iedereen toegankelijke database, zodat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot informatie. Zo maak je minder kans op verlies van documenten.
